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Digitalisierung im Rathaus geht weiter voran

Zum 06.01.2021 hat die Gemeindeverwaltung Schwalmtal ihre Rechnungsbearbeitung vollständig auf eine digitale Version umgestellt. Sie ist damit im Verbandsraum des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN) die erste Kommune, die den Rechnungseingangsworkflow namens „x-Suite“ flächendeckend in allen Bereichen einsetzt.

„Alle eingehenden Rechnungen, ob elektronisch per Mail oder analog per Post werden in Zukunft zur Bearbeitung digital an die Sachbearbeiter der einzelnen Bereiche der Verwaltung weitergegeben“, so die Kämmerin Marietta Kaikos. „Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag für den Weg hin zur papierlosen Verwaltung.“

Bereits zu Beginn des letzten Jahres fanden erste Gespräche zwischen der Verwaltung und dem KRZN als IT-Dienstleister statt. Nach einigen administrativen Vorbereitungen konnte im November 2020 die Testphase des Systems erfolgreich durchlaufen werden.

Neben dem papierlosen Ablauf bietet das System auch noch weitere Vorteile. Jeder betroffene Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung hat einen persönlichen Zugang für das System erhalten, womit der Abruf der Rechnungen auch an einem Home-Office Arbeitsplatz möglich ist. Darüber hinaus kann die Verwaltung zukünftig auch elektronische Rechnungen aus strukturierten Datenformaten (z.B. XRechnungen) verarbeiten, die immer mehr Unternehmen bei der Rechnungsstellung verwenden. Dabei handelt es sich um besonders verschlüsselte Rechnungen, die bislang nur mit aufwendigen Entschlüsselungsprogrammen lesbar gemacht werden konnten.

Neben der Vereinfachung in den Arbeitsabläufen betont der Produktbereichsleiter Finanzen Ulrich Liebens auch den positiven finanziellen Aspekt des neuen Workflows: „Bislang mussten alle Eingangsrechnungen aufwendig von einem externen Dienstleister digitalisiert und archiviert werden. Weil der Rechnungseingangsworkflow auch gleichzeitig alle Dokumente archiviert, spart die Gemeinde neben den Papierkosten auch die jährlichen Kosten der Archivierung ein.“

Für die Unternehmen ergeben sich durch die Implementierung des neuen Rechnungseingangsworkflows keine Änderungen. Das bedeutet, dass alle elektronischen Rechnungen – gleich in welchem Format – auch weiterhin an die Adresse rechnung@gemeinde-schwalmtal.de zu versenden sind.   

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