Gemeinde Schwalmtal

Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Schwalmtal

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Schwalmtal für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Nun können auch rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Schwalmtal elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

vps@gemeinde-schwalmtal.de

Nur von dieser Mailadresse können signierte oder verschlüsselte Mails angenommen werden.

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Mitarbeiter/innen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.

Des Weiteren können Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Gemeinde Schwalmtal eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.
Für die Verschlüsselung Ihrer E-Mails an die Gemeindeverwaltung benötigen Sie den so genannten "Öffentlichen Schlüssel" der Gemeindeverwaltung. Dieser steht am Ende des Dokumentes zum Download bereit:

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie von der  Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Von der Gemeinde Schwalmtal wird das Verschlüsselungsverfahren „S/MIME“ unterstützt.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, wenn ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist, so entfaltet es die gleiche Rechtswirkung wie die eigenhändige Unterschrift. Die  Gemeinde Schwalmtal kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdienstanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• Bundesnotarkammer
• DATEV eG
• Deutsche Post Com GmbH
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter

Signaturen anderer Anbieter können derzeit nicht zugelassen werden. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend Genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation nutzen können, sollten Sie wie bisher auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II(.txt)
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
• Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den Vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Schwalmtal und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Weiterführende Downloads

• Öffentlicher Schlüssel der virtuellen Poststelle (1 KB)

Ansprechpartner